“Điều này không nằm trong kế hoạch…?”

Những nhà tổ chức sự kiện lỗi lạc cũng chính là những người có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức một cách thông minh. Trong bài viết này, hãy cùng BIGTIME.VN tìm hiểu một số vấn đề không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện  và đặc biệt, làm thế nào để tận dụng những vấn đề đó để thu hút một lượng lớn khách hàng?

Chắc hẳn, trong số các bạn, có rất nhiều người đã từng rơi vào hoàn cảnh tương tự như thế này. Bạn đang  lái xe về nhà sau một ngày làm việc căng thẳng và đầu óc bạn đang rơi vào trạng thái mệt mỏi, đờ đẫn. Bỗng nhiên, bạn nhận ra có một chiếc xe từ trong bụi rậm xuất hiện và chuẩn bị đâm vào xe bạn. Bạn giật mình và phanh kít lại để chiếc xe đó không đâm vào mình. Vào thời điểm khi bạn nhìn thấy chiếc xe lao ra, dù não bạn đang rơi vào trạng thái mệt mỏi thì nó vẫn phải bừng tỉnh để giúp bạn xử trí với tình huống trên. Những vấn đề phát sinh đến với nhà tổ chức sự kiện cũng giống như chiếc xe kia, bất ngờ xuất hiện và khiến trí não bạn bừng tỉnh để đối đầu với nó để đưa ra được những kế hoạch hoàn hảo. Điều quan trọng là bạn cần tập trung vào đúng vấn đề.

  • Giải quyết sai vấn đề

Nhiều nhà tổ chức thường dành nguyên một ngày để nghiền ngẫm tìm ra giải pháp cho những vấn đề như : làm thế nào để cân bằng chất lượng chương trình và ngân sách hiện có, làm thế nào để thu hút người tham dự download ứng dụng dành riêng cho sự kiện, làm thế nào để kiểm soát thời gian hợp lý trong sự kiện ? Đó đều là những vấn đề liên quan đến quản trị sự kiện nhưng họ thường quên đi một vấn đề cũng quan trọng không kém- vấn đề liên quan tới người tham dự. Những vấn đề, thách thức nào mà người tham dự của bạn đang gặp phải và làm thế nào để bạn giải quyết chúng ?

Thông thường, những người tham dự đến sự kiện đều có chung một mong muốn sự kiện đó sẽ giúp họ giải quyết vấn đề. Ví dụ, một hội thảo khoa học sẽ giúp những người tham dự có thêm kiến thức mà họ đang thiếu hoặc giúp họ giải đáp những vấn đề đang băn khoăn, trăn trở. Khi một ai đó đang băn khoăn không biết có nên dành thời  gian và tiền bạc để đến tham dự sự kiện của bạn không thì họ thường phân vân rằng liệu chương trình của bạn có đem lại lợi ích gì cho họ không. Một câu trả lời chân thành từ phía nhà tổ chức cho vấn đề này chính là công thức cho một sự kiện thành công.

small-problem

  • Giao lưu, học hỏi và giải trí

Có 3 lý do chính giải thích tại sao một người tới tham dự sự kiện : học hỏi và thu thập thông tin, xây dựng mối quan hệ và giải trí, thư giãn. Hầu hết các sự kiện đề đem tới một hoặc tất cả 3 yếu tố này, vì thế “Giao lưu, học hỏi và giải trí” trở thành khẩu hiệu cho mỗi bản kế hoạch marketing sự kiện, Tuy nhiêu, nếu chỉ dừng lại ở điều này, sự kiện của bạn sẽ không bao giờ nổi bật giữa một rừng các sự kiện khác.

Để thực sự kết nối khách hàng đến với sự kiện, bạn cần tập trung sâu và câu hỏi tại sao mọi người sẽ tham dự sự kiện của bạn ? Sự kiện của bạn có gì nổi bật, độc đáo ? Sự độc đáo đó liệu có thu hút được khách hàng không ?

  • Tham khảo ý kiến khách hàng

Làm thế nào để bạn biết các vấn đề mà khách hàng đang vướng mắc ? Cách tốt nhất để tìm ra câu trả lời chính là hỏi thẳng khách hàng. Tuy nhiên, nó đòi hỏi bạn phải thực sự biết khách hàng của mình là ai. Sự kiện của bạn thiết kế dành cho ai ? Nếu bạn đã từng tổ chức nhiều sự kiện trước, hãy xem xem ai tiêp tục quay lại tham dự. Nếu bạn không nắm giữ những thông tin đó, hãy thử cố gắng đưa ra những phỏng đoán.market-research1

Khi đã xác định được đối tượng khách hàng bạn cần tập trung vào vấn đề của họ. Bạn nên cố gắng hỏi thẳng họ vấn đề họ đang gặp phải bằng nhiều cách như gửi khảo sát, lắng nghe từ những câu chuyện thường ngày của họ, phỏng vấn trực tiếp,.. Ngoài việc tìm ra những vấn đề ấy, bạn cũng nên xem mức độ ảnh hưởng của chúng đến khách hàng. Hiểu được vấn đề và mức độ tác động của chúng sẽ khiến khách hàng tự tìm đến sự kiện của bạn

  • Thiết kế sự kiện dựa trên vấn đề khách hàng gặp phải

Khi bạn thấy rõ ràng hơn về những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, hãy thiết kế sự kiện của bạn dựa trên những vấn đề đó. Thử tưởng tượng xem, nếu bạn nhận tổ chức một buổi hội nghị cho các nhà quản lý và vấn đề họ gặp phải chính là tuyển dụng nhân tài thì bạn không cần phải tốn thêm chút thời gian suy nghĩ nào nữa về nội dung buổi hội thảo vì giải pháp cho vấn đề tuyển dụng chính là thứ mà các nhà quản lý đang quan tâm.

Lập kế hoạch và marketing sự kiện dựa trên những vấn đề mà khách hàng gặp phải chính là một cách hiệu quả để thu hút khách hàng đến với sự kiện của bạn vì nó không những giải quyết những mối quan tâm thực sự của họ mà còn thể hiện sự thấu hiểu, chu đáo của nhà tổ chức tới khách hàng – một trong những yếu tố làm nên thành công của một chương trình.

Các bạn đừng quên theo dõi Facebook của BIGTIME.VN để cập nhật các thông tin mới nhất nhé.

Gửi phản hồi

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.